A realização de reuniões produtivas é fundamental para o bom desempenho da sua empresa. Quando há frequência de encontros entre os profissionais, torna-se mais fácil aprimorar a comunicação entre a equipe e alinhar os trabalhos, de modo que exista maior eficiência na condução de tarefas.
Contudo, as reuniões não podem ser feitas de qualquer forma. Sem foco e propósitos bem definidos, elas podem comprometer o fluxo de tarefas dos colaboradores. Antes de agendá-las, deve-se pensar nos objetivos concretos esperados, e lembre-se: ao término de uma reunião de trabalho, os colaboradores não podem ter o sentimento de “perda de tempo”.
Confira abaixo dicas interessantes que irão te auxiliar na hora de organizar reuniões produtivas com a sua equipe.
- Realize reuniões em períodos adequados
É claro que certos encontros precisam ser mais duradouros, pois há muitos assuntos em pauta. Porém, evite que a duração da reunião seja longa demais sem que exista necessidade.
- É melhor realizar a reunião pela manhã
Em razão das rotinas e eventuais imprevistos de cada empresa, nem sempre é possível escolher um horário específico para as reuniões. Mas, caso seja viável, marque-as no período da manhã, pois de maneira geral as pessoas estão mais dispostas e atentas.
- Escolha os líderes de setores para a reunião
Com exceção de ocasiões excepcionais, evite convocar muitos colaboradores para as reuniões, mas apenas os líderes de setores. No fim, basta que estes encaminhem as informações à equipe. Tal prática evita com que os profissionais deixem de realizar atividades do cotidiano e tornam a reunião mais produtiva.
- Defina os assuntos com antecedência
Alinhe previamente os assuntos; ou seja, a pauta da reunião. Isso fará com que o encontro seja mais organizado e mais produtivo. Outro ponto: se há muitos assuntos a serem tratados, elabore a pauta em ordem de importância ou urgência, permitindo que se discuta primeiro aquele que for mais importante ou mesmo mais complexo.
- Documente a reunião
Para que os líderes de cada área sejam claros ao expor informações e recomendações aos profissionais, é preciso documentar a reunião. Ao elaborar uma ata sobre os temas abordados, será muito mais fácil gerenciar o grupo no cumprimento das ações alinhadas durante a reunião.
Realize reuniões produtivas na sua empresa e o seu time estará muito mais forte. Não tenha dúvidas!